🌱 Organiser un séminaire en 5 étapes

Organiser un séminaire en 5 étapes, freelance, eventmanager

Je vous dévoile dans ce nouvel article, comment organiser un séminaire en 5 étapes.

La réussite d’un séminaire passe par un gros travail de préparation en amont. Généralement, un séminaire d’entreprise a pour but de :

  • rĂ©unir une Ă©quipe de collaborateurs dans un univers de travail diffĂ©rent,
  • renforcer la culture d’entreprise, 
  • mobiliser son Ă©quipe et booster la motivation des collaborateurs,
  • faire le point sur l’annĂ©e Ă©coulĂ©e,
  • sortir la tĂŞte du guidon.

Lorsqu’une entreprise me demande de lui organiser un séminaire, je veille avant tout à respecter les 3 points suivants :

  • rĂ©pondre Ă  leurs attentes 
  • identifier les objectifs attendus
  • respecter le budget initial

LA METHODE

L’organisation d’un sĂ©minaire d’entreprise ne s’improvise pas. Tout d’abord, demandez-vous pourquoi votre client souhaite organiser un sĂ©minaire d’entreprise et quels sont les buts recherchĂ©s ? 

Afin de mettre en place un plan d’action en adéquation avec les attentes du client, j’applique la méthode du QQOQCP, que je décline en 5 étapes fondamentales.

  • Quoi ?

DĂ©finir les objectifs

Premièrement, veillez à définir le ou les objectifs du séminaire. En effet, l’évènement doit être conçu en fonction de son objectif et de sa cible. Gardez à l’esprit que les objectifs du séminaire seront différents s’il s’agit d’un séminaire à destination des partenaires, des collaborateurs, des clients.

  • Qui ?

Lister les participants et identifier leur fonction dans l’entreprise. 

Cette étape permettra ainsi de se faire une première idée de budget. 

  • OĂą ?

Choisir le lieu

Le lieu devra être choisi selon plusieurs critères :

  • la capacitĂ© d’accueil, 
  • la facilitĂ© d’accès, 
  • la prĂ©sence d’un interlocuteur privilĂ©giĂ© sur place,
  • les attentes et critères du client.

Afin de limiter le facteur « risque » et « mauvaise surprise », une visite des lieux peut se faire (dans le cas où c’est la première fois que vous travaillez avec ce prestataire). Prendre connaissance des lieux peut également être utile pour visualiser l’environnement. 

Sélectionnez plusieurs lieux, et effectuez une demande de devis auprès des différents prestataires. 

  • Quand ?

Choisir une date

Dans la plupart des cas, la date est choisie par le client (entreprise). De manière générale, il est préférable d’éviter les week-ends, les jours fériés et les périodes de vacances. 

  • Comment ?

DĂ©finir le budget

Le budget devra être défini en fonction de l’objectif, du nombre de participants, du lieu et des conditions du client. N’hésitez pas à négocier avec les prestataires sur le type de service tels que les options supplémentaires, le surclassement, etc

Élaborer un rétroplanning pour les participants

Cet outil permet de faire apparaître en détail le déroulé du séminaire aux participants. Pour veiller au bon déroulement de l’événement, listez les étapes en faisant apparaitre le plus d’éléments possible, à savoir : les dates, les heures, les activités, ce qu’il faut prévoir etc.

Si vous rêvez d’une expérience inédite, dans le cadre de votre séminaire, n’hésitez pas à me contacter.  Je suis prête à vous proposer un programme sur mesure, adapté à vos attentes et votre budget.

Article 3 -> Comment j’ai choisi le nom de mon entreprise. 

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